إرسال وإستقبال الفاكسات عبر الإنترنت بدون جهاز فاكس
قد لا تقبل بعض الشركات البطيئة الحركة والوكالات الحكومية المستندات عبر البريد الإلكتروني، الامر الذي يجبرك على إرسالها بالفاكس. فإذا وجدت نفسك مجبراً على إرسال فاكس، يجب أن تعلم بأن الأمر ممكن القيام به من جهاز الكمبيوتر الخاص بك مجانًا.
باستخدام هذه العملية، يمكنك توقيع أي مستند رقميًا وإرساله بالفاكس إلى شركة ما؛ وفي هذا المقال سنتعمق قليلا فيما يخص معنى الفاكس وكيفية عمله إضافة الى كيفية القيام بإرساله مجانا من حاسوبك دون الحاجة إلى أي طباعة.
كيف تعمل أجهزة الفاكس (ولماذا تعتبر غير مريحة للغاية)
يعود سبب اعتبار أجهزة الفاكس رجعية ان صح التعبير، هو أن جميع هذه الأجهزة متصلة بخطوط الهاتف القديمة العادية. وعند استخدام جهاز فاكس قياسي، يقوم جهاز الفاكس هذا بإجراء مكالمة هاتفية على الرقم الذي تحدده. يجيب جهاز الفاكس في رقم الوجهة ويتم إرسال المستند عبر مكالمة هاتفية.
تم اختراع هذه الأجهزة العملية قبل الإنترنت ما يجعلها قديمة للغاية. وللقيام برسالة فاكس، قد يقوم شخص ما بكتابة وثيقة وطباعتها ومسحها ضوئيًا في جهاز الفاكس الذي يرسلها عبر خط الهاتف. ويجوز للشخص الذي يتلقى الفاكس بعد ذلك مسح المستند المرسل عبر الفاكس وإعادته مرة أخرى إلى ملف رقمي. وبهذا كلا الطرفان وصلوا إلى دائرة كاملة وتم إرسال المستند من كمبيوتر إلى كمبيوتر آخر مع الكثير من العمل بجودة صورة ضعيفة.
من الناحية المثالية، يمكنك تقديم مستند عبر البريد الإلكتروني أو عبر الإنترنت بطريقة أكثر أمانًا. وقد تعتبر العديد من الشركات بأن الفاكس وسيلة آمنة لنقل المستندات، ولكنها في الحقيقة عكس ذلك تماما، فعلى سبيل المثال إذا كان هناك شخص يتطفل على خط الهاتف، فيمكنه بسهولة اعتراض جميع المستندات المرسلة عبر الفاكس.
لا توجد وسيلة للاتصال بجهاز فاكس مباشرة عبر الإنترنت، حيث أن جهاز الفاكس متصل فقط بخطوط الهاتف. لإجراء فاكس عبر الإنترنت، سنحتاج إلى بوابة من نوع ما تقبل المستندات عبر الإنترنت وتنقل المستند إلى جهاز فاكس. هذا هو المكان الذي تأتي فيه الخدمات أدناه. امنحهم مستندًا وسيقومون بالعمل المزعج المتمثل في الاتصال الهاتفي بجهاز الفاكس وإرسال المستند عبر خط الهاتف.
يمكنك ارسال الفاكس من حاسوبك الخاص بكل بساطة
الخطوات القادمة أدناه في هذا المقال من الممكن تخطيها كلها، وهذا لأن ميكروسوفت ويندوز Microsoft Windows يحتوي على برنامج الفاكس والمسح الضوئي الذي يسمح لك بإرسال رسائل الفاكس. المهم هو أنك ستحتاج إلى ربط اتصال الكمبيوتر بخط الهاتف. نعم! هذا يعني أنك ستحتاج إلى مودم فاكس للطلب الهاتفي. وستحتاج أيضًا إلى اتصال هاتفي أرضي وعليك إخبار الأشخاص بالبقاء بعيدًا عن الهاتف عند إرسال الفاكسات، تمامًا مثل أيام الاتصال الهاتفي القديمة. وبالطبع، إن كنت تود ارسال الكثير من رسائل الفاكس، فيمكنك الدفع مقابل خط هاتف فاكس مخصص؛ وقد يكون ذلك ضروريًا إذا كنت تتلقى الكثير من رسائل الفاكس أيضا.
من الواضح بأن كل هذا غير مثالي. وبالتأكيد، إن كنت بحاجة إلى إرسال عدد لا بأس به من الفاكسات، فابدأ بشراء جهاز فاكس أو مودم وقم بتوصيله بخطك الأرضي. لكن ربما لا تحتاج إلى إرسال واستقبال رسائل الفاكس هذه في كثير من الأحيان؛ فمن المعروف هو أن استخدام الفاكس في أيامنا هذه خيار نادر لكنه وارد الحدوث طبعا، بحيث قد تجد نفسك تتعامل مع جهة عالقة في الماضي ان صح قول ذلك!
مسح المستند أو استخدام ملف رقمي موجود
العملية الأساسية بسيطة. أولاً، ستحتاج إلى مسح المستند الذي تريد إرساله عبر الفاكس (المسح هنا لا يعني الإزالة)، كما لو كنت ستقوم بإرسال هذا المستند عبر البريد الإلكتروني. إذا لم يكن لديك ماسح ضوئي، يمكنك تجربة المسح الضوئي بهاتفك الذكي. إذا كان المستند بالفعل ملفًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، فتهانينا! ليس عليك مسح أي شيء.
بعد أن أصبح المستند الآن في شكل رقمي، يمكنك إرساله إلى خدمة ستقوم بعمل الفاكس "المزعج" لك.
إرسال الفاكسات عبر الإنترنت، مجانًا
هناك الكثير من خدمات الفاكس عبر الإنترنت التي يصعب اتخاذ قرار محدد حول أي منها ستختار. أول شيء يجب مراعاته هو نوع المستخدم الذي تستخدمه، وعدد المرات التي ستقوم فيها بإرسال الفاكس، والميزات التي تحتاجها.
إذا كنت تريد إرسال رسائل فاكس حساسة طوال الوقت، أو كنت تعمل لصالح شركة وتحاول اختيار خدمة، فربما يكون RingCentral Fax، المملوك جزئيًا من قبل Cisco و AT&T ، هو الخيار الأفضل لاحتياجاتك ، خاصة وأن لديهم الكثير من ميزات الأمان الرائعة والدعم لعدة مستخدمين مع خطوط فاكس منفصلة. ويحتوي كذلك على جميع الميزات التي يمكنك تخيلها، بما في ذلك دمج كل من Outlook و Google Drive و Dropbox و Box، ويمكنك حتى الحصول على رقم مجاني. إضافة إلى الكثير من ميزات الأمان التي قد تكون مفيدة للشركات أو الأشخاص الذين يقومون بنقل معلومات آمنة.
تلقي الفاكسات
إذا كنت بحاجة إلى تلقي رسائل الفاكس، فسيتعين عليك التسجيل للحصول على خدمة مدفوعة. ستحتاج الخدمة إلى إنشاء رقم هاتف مخصص لخط الفاكس الخاص بك ، ويكلف ذلك قيمة مالية بالطبع! إذ ستقوم RingCentral و MyFax والعديد من الخدمات الأخرى.
لحسن الحظ، يجب أن تكون قادرًا على الأقل على الحصول على نسخة تجريبية مجانية في RingCentral مثلا؛ توفر 30 يومًا لاستلام الفاكس مجانًا.
هناك العديد من خدمات الفاكس التي يجب استخدامها ، وإذا كنت بحاجة فقط لإرسال الفاكس من حين لآخ ، فيمكنك القيام بذلك مجانًا ، ولكن إذا كنت ترغب في تلقي رسالة فاكس ، فستحتاج في النهاية إلى التسجيل للحصول على حساب تجريبي . يمكنك دائما إلغاء التسجيل إن أردت ذلك.